Dokumentasi sederhana dapat membantu ketika pengirim perlu menanyakan posisi barang atau menjelaskan perbedaan kondisi paket. Pencatatan sebaiknya dimulai sebelum barang diserahkan, bukan setelah muncul kendala.
Ambil foto kondisi barang dan kemasan akhir dengan label yang dapat dikenali. Simpan daftar isi, jumlah koli, serta bukti serah terima pada tempat yang mudah ditemukan. Untuk barang rombongan, hubungkan dokumentasi dengan nomor identifikasi yang digunakan koordinator.
Jika penerima mendapati kemasan rusak atau jumlah paket berbeda, catat kondisi yang terlihat dan hubungi penyedia layanan sesuai prosedurnya. Hindari membuang kemasan sebelum memperoleh arahan karena kemasan dapat diperlukan untuk pemeriksaan.
Dokumentasi membantu proses klarifikasi, tetapi tidak menentukan hasil penanganan secara otomatis. Persyaratan laporan, batas waktu, dan ketentuan pertanggungan perlu dikonfirmasi pada layanan yang digunakan.
